Inventori di Ujung Jari: Digitalisasi Inventaris serta Koleksi Museum Sejarah dan Budaya indonesia

Abdurrahman Hammam Al-Munif, Aqil Nafi Aditama, Hanif Fathurrohmat
Ditulis pada tahun 2022

Latar belakang

Indonesia merupakan negara yang kaya akan peninggalan sejarah dan budaya.  Menurut Pusat Data Terintegrasi Kemendikbudristek RI, total jumlah cagar budaya yang ada di Indonesia mencapai 4.859 buah¹. Museum berperan penting untuk menyimpan benda-benda bersejarah tersebut. Museum berperan memelihara keutuhan fisik dan nilai sejarah yang ada pada koleksinya, sekaligus mengenalkan nilai-nilai sejarah-budaya yang terkandung padanya^{2 3 4}.

Museum merupakan gedung yang digunakan sebagai tempat pameran tetap benda-benda yang patut mendapat perhatian umum, seperti peninggalan sejarah, seni, dan ilmu⁵. Museum menyimpan berbagai macam benda-benda bersejarah seperti naskah kuno, artefak, senjata pusaka, dan lain-lain. Dengan adanya museum, masyarakat umum dapat melihat dan mempelajari benda bersejarah tersebut³. Oleh karena itu, museum menjadi salah satu objek yang sangat penting bagi masyarakat dalam melestarikan budaya^{4 6}.

Akan tetapi, ada banyak masalah yang terjadi di museum mulai dari kerusakan barang-barang atau bahkan kehilangan benda koleksi^{7 8}. Padahal, benda-benda tersebut merupakan benda yang memiliki nilai sejarah dan budaya yang tidak tergantikan eksistensinya. Sebagai contoh, kerusakan yang terjadi pada medali Ratu Wilhelmina pada tahun 2020 di Museum Kota Makassar⁹. Menurut BBC News Indonesia setidaknya ada 11 kasus pencurian dalam rentang waktu 2010-2020 yang terjadi di Indonesia, termasuk yang terjadi di museum besar¹⁰. Selain itu, pada 16 Januari 2018 terjadi kebakaran di Museum Bahari Jakarta yang menyebabkan berbagai barang koleksi seperti koleksi “Perang Laut Jawa” ludes terbakar^{11 12}. Kehilangan dan kerusakan tersebut tentunya berdampak negatif terhadap kelengkapan dari bukti-bukti sejarah.

Masalah lain yang terkait dengan administrasi museum adalah tentang ribuan koleksi benda bersejarah Indonesia yang tersebar di luar negeri^{13 14}. Keris milik Pangeran Diponegoro yang berada di Belanda saja baru dikembalikan pada 10 Oktober 2019¹⁵. Padahal, Belanda “meminjam” keris itu pada menjajah Indonesia sekitar 100 tahun yang lalu. Proses repratiasi benda koleksi tersebut membutuhkan proses yang lama dan memakan biaya yang tidak sedikit. Belum lagi proses tentang klarifikasi keabsahan kepemilikan barang tersebut¹⁴.

Dengan berbagai masalah yang ada terkait benda koleksi museum, diperlukan adanya pembaruan tentang sistem administrasi museum yang ada di Indonesia¹⁶. Jika masalah ini terus dibiarkan, maka barang-barang museum yang bersejarah itu akan habis karena proses adiministrasi yang tidak tertata dengan baik. Perlu diadakannya proses pembaruan administrasi dengan sistem yang lebih efisien.

Digitaslisasi museum dapat menjadi solusi untuk memecahkan masalah yang teruarai di atas. Digitalisasi sendiri memiliki arti pemberian atau pemakaian sistem digital¹⁷. Ada berbagai alasan yang menjadi penyebab mengapa digitalisasi museum dapat menjadi solusi atas masalah-masalah di atas^{16 18}. Alasan yang pertama adalah inventarisasi secara fisik melalui katalog fisik membutuhkan waktu yang lama dan tidak efektif, sehingga sulit untuk memperbarui isi katalog jika ada data baru yang ada. Selain itu, karena berbentuk fisik, menyebabkan terkadang katalog tersebut tidak terawat dengan baik. Merusak, mencuri, menyabotase bisa saja terlintas dalam pikiran pengunjung museum¹⁹. Digitalisasi museum dapat memabantu untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan ini.

Isi

Sesuai dengan pengertian digitalisasi¹⁷, data tentang koleksi dan inventaris suatu barang dapat diunggah ke platform digital. Begitu pula dengan barang koleksi museum dapat diunggah ke platform digital. Berbagai data tentang koleksi museum mulai dari foto koleksi sampai info seputar koleksi dapat disimpan di suatu laman digital sehingga inventarisasi dapat lebih tertata dan efektif.

Digitalisasi data akan semakin efektif jika dilaksanakan bersamaan dengan sentralisasi data. Sentralisasi data dapat dilaksanakan dengan mudah dengan proses digitalisasi. Dengan digitalisasi, proses sentralisasi data dapat dilakukan tanpa harus mengumpulan fisik koleksi dari berbagai tempat ke suatu tempat yang terpusat. Proses tersebut dapat dilakukan dari lokasi museum di daerah masing masing tanpa perlu adanya pengumpulan data terpusat secara luring.

Dalam pelaksanaannya, proses digitalisasi dan sentralisasi barang koleksi museum bukanlah suatu perkara yang sulit²⁰. Proses ini tidak membutuhkan dana yang banyak dalam pelaksanaannya, sehingga dapat mengurangi pengeluaran dana oleh pihak-pihak terkait²⁰. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan, yaitu dokumentasi, katalogisasi, inventarisasi digital, dan sentralisasi.

Dokumentasi berarti pengumpulan, pemilihan, pengolahan,dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan²¹. Dokumentasi yang dimaksud adalah pengumpulan data dari koleksi-koleksi yang ada di museum dengan cara mencatat dan mengumpulkan data dari koleksi-koleksi yang ada di museum. Baik itu berupa foto, konten, ataupun info detail dari suatu koleksi museum. Pada proses ini, pembaruan data dapat sekaligus dilakukan oleh pihak museum supaya data yang ada selalu aktual.

 Selanjutnya adalah katalogisasi. Katalog berarti pendaftaran buku, lukisan, dan sebagainya²². Proses katalogisasi yang dimaksud adalah pendataan koleksi di dalam suatu format yang baku dan telah ditentukan sebelumnya. Data-data yang telah dikumpulkan akan disusun sesuai dengan format yang telah ditentukan. Hal ini bertujuan supaya data-data koleksi dapat diunggah ke platform digital yang dapat diakses oleh masyarakat luas.

Data-data yang telah dikatalogisasi, selanjutnya akan melalui tahap inventarisasi. Inventarisasi berarti pencatatan atau pengumpulan data²³. Inventarsisasi yang dimaksud disini adalah proses pengumpulan data yang telah “dirapihkan” menuju ke suatu laman digital yang telah disiapkan untuk menyimpan data-data koleksi museum. Selain itu, pada tahapan ini dapat dibuat tampilan koleksi museum secara tiga dimensi melalui teknologi 3D²⁰. Invetarisasi ini penulis sebut sebagai inventarisasi digital.

Data-data yang tersebar di setiap museum di berbagai daerah dapat menimbulkan masalah baru, yaitu masalah integrasi data dari setiap daerah oleh pihak pusat. Untuk mengatasi hal tersebut, perlu diadakannya sentralisasi data dalam suatu komando terpusat. Sentralisasi sendiri merupakan penyatuan segala sesuatu ke tempat yang dianggap sebagai pusat²⁴. Sentralisasi disini bermaksud untuk menyatukan data-data koleksi yang ada di setiap daerah untuk di satukan dalam suatu database terpusat agar proses administrasi sendiri dapat dilakukan di tempat yang terpusat juga. Dengan sentralisasi, keefektifan dari suatu administrasi dapat ditingkatkan. Basis data berbentuk laman yang disimpan di internet dan terpusat inilah yang nantinya akan dapat diakses oleh pihak museum secara khusus ataupun masyarakat umum secara umum.

Bagan 1. Teknis pelaksanaan

Proses digitalisasi dan sentralisasi museum bukan dilakukan untuk sekedar pemanis estetika saja. Tetapi ada manfaat yang jauh lebih penting daripada itu. Diantara manfaat yang didapat dari proses ini adalah terlindunginya nilai sejarah dan budaya dari koleksi museum. Dengan adanya sistem museum digital, masyarakat yang ingin melihat benda-benda bersejarah dapat melihatnya di laman yang tersedia. Jika mereka ingin melihatnya secara langsung, mereka dapat melihatnya langsung di museum tempat koleksi berada. Koleksi tetap dapat dilihat oleh publik walaupun fisik koleksi rusak, hilang, atau tidak layak dipamerkan.

Manfaat lainnya yang dapat diperoleh adalah dengan adanya laman digital, masyarakat secara umum maupun khusus bisa mendapatkan ilmu pengetahuan yang hanya didapat dari museum tanpa harus repot mengunjungi museum tersebut. Hal ini sangat bermanfaat bagi kalangan masyarakat yang ingin mendatangi museum tetapi memiliki halangan yang menyebabkan tidak dapat mengunjunginya. Selain itu, isi dari museum digital ini dapat dijadikan referensi bagi para arsiparis, pegawai-pegawai, dan kurator museum²⁵. Mereka dapat melihat data teknis mengenai koleksi, waktu dan tata cara pemeliharaan, dan lain-lain tanpa risiko kerusakan arsip, kehilangan, atau kesalahan manusia.

Proses digitalisasi akan membantu proses inventarisasi, katalogisasi, dan pemeliharaan data yang lebih mudah lewat basis data yang ada. Digitalisasi juga memastikan versi digital koleksi tetap tersedia jika seandainya suatu saat bentuk fisik dari koleksi rusak, hilang, atau tidak memungkinkan kondisinya untuk dipamerkan. Koleksi tetap dapat dilihat oleh pengunjung dari seluruh dunia dari rumah-rumah mereka dengan mudah, cepat, dan murah¹⁸.

Digitalisasi membuka pintu peluang untuk meneliti sejarah dan budaya Indonesia tanpa beban waktu dan biaya berlebih. Penelitian tetap dapat dilaksanakan walau versi fisik koleksi tidak memungkinkan untuk ditampilkan. Digitalisasi juga memudahkan peneliti dalam proses peminjaman barang karena proses administrasi yang tersusun rapi.

Penerapan dari digitalisasi museum telah diterapkan di beberapa museum di dunia, contohnya British Museum di Inggris dan Tropenmuseum di Belanda¹³. Kedua museum tersebut  termasuk museum-museum yang memiliki koleksi barang bersejarah yang tak ternilai harganya. Sehingga, museum tersebut melakukan digitalisasi untuk menghindari hal-hal negatif yang mungkin terjadi pada koleksi fisik mereka. Masyarakat dunia pun dapat melihat koleksi mereka tanpa harus mengunjungi situs fisik museum yang ada.

Digitalisasi memberikan akses pada koleksi sejarah dan budaya Indonesia hanya dengan ketukan jari. Kekayaan sejarah dan kebudayaan Indonesia dapat tersebar ke seluruh dunia tanpa biaya dan risiko tinggi. Versi digital koleksi akan terjaga dan dapat dilihat khalayak walaupun koleksi tidak layak atau tidak mungkin untuk dipamerkan.

Kesimpulan

Indonesia sebagai negara yang kaya akan peninggalan sejarah dan budaya. Museum diperlukan untuk memelihara dan menjaga keutuhan fisik dan nilai sejarah yang terkandung didalamnya, sekaligus berperan dalam mengenalkan nilai-nilai sejarah dan budaya yang terkandung didalamnya. Namun, ada berbagai permasalahan yang mengkhawatirkan dihadapi museum-museum di Indonesia.

Administrasi dan inventarisasi museum di Indonesia belum terbangun secara maksimal. Berbagai masalah mengenai barang koleksi museum banyak terjadi. Permasalahan tersebut harus dibenahi dengan pembenahan administrasi dan inventarisasi museum. Pembenaham tesebut dapat dilakukan dengan cara digitalisasi dan sentralisasi museum. Konsep dari digitalisasi dan sentralisasi museum adalah denagan menggunakan sistem database digital yang teritegrasi dengan suatu komando terpusat yang dapat diakses oleh masyarakat luas.

Keuntungan yang dapat diambil dari sistem ini diantaranya adalah terjaganya barang koleksi museum dari potensi negatif dikarenakan barang-barang koleksi yang dikumpulkan di tempat terpusat sehingga keamanan dapat lebih terjamin. Keuntungan lainnya adalah akses yang tidak terbatas oleh tempat dan waktu, karena museum ini dapat diakses secara daring dimanapun dan kapanpun. Keuntungan ini sangat bermanfaat bagi masyarakat umum yang berminat, atau para peneliti.

Penerapan dari sistem ini telah digunakan di British Museum dan Troppen Museum. Museum-museum tersebut menerapkan sistem ini karena terbukti efektif dalam administrasi dan inventarisasinya. Barang-barang yang tercuri di museum tersebut sangatlah minim sehingga koleksi benda dapat lebih terjaga.

Penerapan dari sistem ini hendaknya segera diterapkan di Indonesia secara menyeluruh mengingat sejarah dan budaya Indonesia yang sangat melimpah. Koleksi benda bersejarah milik Indoensia yang tersebar dari Sabang sampai Merauke harus dijaga dengan administrasi yang rapih dan sistematis. Sistem ini harus segera diterapkan sehingga generasi penerus bangsa dapat selalu melihat kekayaan sejarah dan budaya Indonesia.

Daftar Pustaka:

¹ Pusdatin Kemendikbudristek (2023). Data Kebudayaan Kemendikbudristek. [online] Tersedia di: https://referensi.data.kemdikbud.go.id/kebudayaan/cagarbudaya [Diakses 28 Agustus 2023].

² Eilean Hooper-Greenhill (1994). Museum and Gallery Education. Burns & Oates.

³ Kafin, A. U. dan Elviana, E. (2022). Penerapan Aspek Rekreatif Sebagai Penunjang Fungsi Edukasi pada Museum. Pawon, 6(1), pp.15–30. doi:https://doi.org/10.36040/pawon.v6i1.3684^.

⁴ Perdana, A. (2019). LA GALIGO IDENTITAS BUDAYA SULAWESI SELATAN DI MUSEUM LA GALIGO. Pangadereng : Jurnal Hasil Penelitian Ilmu Sosial dan Humaniora, 5(1), pp.116–132. doi:https://doi.org/10.36869/.v5i1.16

⁵ Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/museum [Diakses 15 Sep. 2023].

⁶ Musyaqqat, S.R. (2020). REPRESENTASI BURUH PELABUHAN TANJUNG PRIOK DALAM MUSEUM MARITIM INDONESIA. Pangadereng : Jurnal Hasil Penelitian Ilmu Sosial dan Humaniora, 6(1), pp.31–46. doi:https://doi.org/10.36869/pjhpish.v6i1.136.

⁷ Powers, S. (1978). Why Exhibit? The Risks versus the Benefits. The American Archivist, [online] 41(3), pp.297–306. Tersedia di: https://www.jstor.org/stable/40292109 [Diakses 29 Agustus 2023].

⁸ Trinkaus-Randall, G., Reilly, J. dan Ford, P. (2014). The Massachusetts Experiment: The Role of the Environment in Collection Preservation. The American Archivist, [online] 77(1), pp.133–150. Tersedia di: https://www.jstor.org/stable/43489588 [Diakses 29 Agustus 2023].

‌⁹ Husain, M., Rosmawati and Muda, D.K.T. (2020). KONSERVASI ARKEOLOGI BERBAHAN PERUNGGU PADA KOLEKSI MUSEUM KOTA MAKASSAR (STUDI KASUS MEDALION DAN PATUNG RATU WILHELMINA). [online] repository.unhas.ac.id. Tersedia di: http://repository.unhas.ac.id/id/eprint/1579 [Diakses 15 Sep. 2023].

¹⁰ BBC News Indonesia. (2023). Pencurian koleksi museum: Bagaimana cara mengamankan benda berharga di museum?BBC News Indonesia. [online] Available at: https://www.bbc.com/indonesia/majalah-66582415 [Accessed 15 Sep. 2023].

¹¹ Republika Online. (2018). Koleksi Pertempuran Laut Jawa Museum Bahari Terbakar. [online] Tersedia di: https://news.republika.co.id/berita/p2n9h5366/koleksi-pertempuran-laut-jawa-museum-bahari-terbakar [Diakses 15 Sep. 2023].

¹² BBC News Indonesia. (2018). Museum Bahari di kawasan kota tua Jakarta terbakar. [online] Tersedia di: https://www.bbc.com/indonesia/indonesia-42699402 [Diakses 29 Agustus 2023].

¹³ Misalnya koleksi Tropenmuseum di Belanda dan koleksi The British Museum di Inggris Raya. Lihat www.britishmuseum.org. (n.d.). Collections Online | British Museum. [online] Tersedia di: https://www.britishmuseum.org/collection/term/x20711 [Diakses 28 Agustus 2023]., dan collectie.wereldculturen.nl. (n.d.). NMVW-collectie. [online] Tersedia di: https://collectie.wereldculturen.nl [Diakses 28 Agustus 2023].

¹⁴ BBC News Indonesia. (2020). Belanda miliki ratusan ribu benda bersejarah Indonesia: Akankah segera dikembalikan? [online] Tersedia di: https://www.bbc.com/indonesia/indonesia-51749544 [Diakses 28 Agustus 2023].

¹⁵ BBC News Indonesia. (2020). Keris Pangeran Diponegoro ditemukan di Belanda dan diserahkan ke Museum Nasional. BBC News Indonesia. [online] Tersedia di: https://www.bbc.com/indonesia/indonesia-51747361 [Diakses 15 Sep. 2023].

¹⁶ Vanani, Fenny Mega. (n.d.). DOKUMENTASI KOLEKSI ARKEOLOGI DI MUSEUM NASIONAL. Universitas Indonesia. [online] Tersedia di: https://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20295854-S1805-Dokumentasi%20koleksi.pdf [Diakses 30 Agustus 2023].

¹⁷ Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/digitalisasi .

¹⁸ Pennisi, E. (2019). Report urges massive digitization of museum collections. Science. doi:https://doi.org/10.1126/science.aax5728.

¹⁹ Esquire. (2020). Thieves Stole a Vincent Van Gogh Painting Worth Millions Last Week. This Is What Happens Next. [online] Tersedia di: https://www.esquire.com/entertainment/a32098106/vincent-van-gogh-stolen-painting-art-heist-robbers/  [Diakses 15 Sep. 2023].

^‌20  Unsalan, O., Kuzucuoglu, A.H., Cakir, C. and Kaygisiz, E. (2017). One pilot application of mobile Raman spectroscopy and information technologies for cultural heritage inventory studies. Journal of Cultural Heritage, 25, pp.94–100. doi:https://doi.org/10.1016/j.culher.2017.01.004

²¹ Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/dokumentasi .

²² Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/katalogisasi .

²³ Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/inventarisasi .

²⁴ Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. (2016). KBBI Daring. [online] Tersedia di: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/sentralisasi .

²⁵ Merckx, J., Van Roie, M., Gómez-Zurita, J. and Dekoninck, W. (2018). From theory to practice: a photographic inventory of museum collections to optimize collection management. Biodiversity Informatics, 13. doi:https://doi.org/10.17161/bi.v13i0.7036 .